Servicios
Los cuatro ámbitos en los que trabajamos, con el detalle de lo que incluye cada uno.
Ámbito 1
Congresos y reuniones profesionales
Es el núcleo de la organización profesional de congresos. Asumimos el proyecto completo: candidatura y contratación de sede, programa científico o técnico, secretaría técnica, inscripciones, alojamiento de ponentes, producción de sala y memoria final.
La secretaría técnica es la parte menos visible y la que más determina la experiencia del asistente: quién contesta los correos, cómo se gestiona una baja, qué ocurre si un ponente pierde el vuelo.
Formatos
- Congresos y simposios
- Convenciones de empresa y kick-off comerciales
- Jornadas técnicas, seminarios y talleres
- Juntas generales, asambleas y consejos
- Ruedas de prensa y presentaciones de producto
- Ferias, stands y encuentros sectoriales
Incluye
- Secretaría técnica y atención al inscrito
- Plataforma de inscripciones y control de acceso
- Gestión de ponentes y programa
- Producción audiovisual y traducción simultánea
- Acreditaciones, señalética y materiales
Ámbito 2
Celebraciones y protocolo
Bodas, comuniones, banquetes, homenajes y entregas de premios. Actos en los que hay una sola oportunidad y en los que el cliente, además de contratar, participa emocionalmente.
El trabajo consiste en absorber la logística para que la familia o la institución pueda estar en lo suyo: proveedores, tiempos, protocolo, plano de mesas, y una persona al frente el día del acto para que nadie tenga que resolver nada.
Formatos
- Bodas civiles y religiosas
- Comuniones y bautizos
- Banquetes y cenas de gala
- Homenajes y actos de reconocimiento
- Entregas de premios y galas benéficas
- Aniversarios e inauguraciones
Incluye
- Selección de espacio y catering
- Escenografía, flores e iluminación
- Música, espectáculo y fotografía
- Protocolo, precedencias y plano de mesas
- Dirección del acto y control de tiempos
Ámbito 3
Viajes de incentivos y deportivos
Programas para grupos con un objetivo detrás: premiar a un equipo comercial, desplazar a un club a una competición o combinar una convención con una actividad fuera de la sala.
Coordinamos transporte, alojamiento, actividades y acompañamiento bajo un único interlocutor, con listados de pasajeros, seguros y un plan de contingencia por si algo se mueve en el último momento.
Sobre los viajes de incentivos y deportivos. Cuando un programa incluye transporte y alojamiento contratados de forma conjunta, puede tener la consideración de viaje combinado y quedar sujeto al Libro IV del Real Decreto Legislativo 1/2007, que traspone la Directiva (UE) 2015/2302: información precontractual normalizada, contrato por escrito y garantía frente a la insolvencia del organizador.
Estos servicios se prestan al amparo del título-licencia correspondiente o en colaboración con agencias de viajes debidamente inscritas en el registro autonómico. En cada propuesta se identifica quién actúa como organizador y quién como detallista, porque de ello depende el régimen de responsabilidad.
Formatos
- Viajes de incentivo y convenciones fuera de sede
- Desplazamientos de clubes y delegaciones deportivas
- Viajes de aficionados a competiciones
- Programas de acompañantes durante un congreso
- Visitas técnicas y viajes de prensa
Incluye
- Transporte, traslados y alojamiento de grupo
- Programa de actividades y guías
- Gestión de listados, seguros y documentación
- Acompañamiento durante el viaje
- Liquidación y cierre del programa
Ámbito 4
Comunicación, formación y consultoría
Un acto no empieza cuando se abren las puertas. Antes hay una convocatoria, unos materiales y un mensaje; después, una cobertura y unos resultados que conviene medir.
Trabajamos también fuera del evento: cursos de formación, programas propios y consultoría para organizaciones que quieren montar su propio equipo interno de eventos en lugar de externalizarlo cada año.
Comunicación
- Gabinete de prensa y convocatoria de medios
- Notas de prensa y dosieres
- Identidad del acto y materiales gráficos
- Contenidos y seguimiento en redes
- Informe de cobertura y repercusión
Formación y consultoría
- Cursos de organización de eventos y protocolo
- Formación a medida para equipos internos
- Auditoría de un evento existente
- Diseño de procedimientos y pliegos
- Acompañamiento en la primera edición
Siguiente paso
Una propuesta se escribe con datos
Fecha, número aproximado de asistentes, ciudad y objetivo. Con eso basta para empezar; el resto lo concretamos en la primera reunión.
Los presupuestos se presentan desglosados por partidas —sede, catering, audiovisuales, personal, producción y honorarios— para que se vea qué se paga y a quién. Cualquier variación posterior se comunica antes de ejecutarse, nunca en la factura final.